‍01. Como criar planos de manutenção diários que desconsideram finais de semana?

No momento da inclusão ou edição de um plano de manutenção, ao informar a periodicidade como diária (1 - dia), a opção "Desconsiderar finais de semana" será apresentada. Basta o planejador selecionar a opção para que as manutenções sejam planejadas para todas as semanas de segunda a sexta feira. Ao acessar a agenda, é possível visualizar as diferenças entre planos de manutenção diários que possuem a configuração e outros planos diários que não possuem. A opção está disponível também na inclusão e edição de planos mestre. Desta forma, ao importar um plano mestre a configuração já vem habilitada.

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02. Como utilizar a funcionalidade de QR Code no aplicativo mobile?

Dentro do sistema Keepfy você consegue realizar filtros de ordens de serviços, solicitações de serviços, e gerar seus registros (ordem de serviço e solicitação de serviço) em menos de um minuto utilizando a leitura de QR Code via APP Mobile, de forma prática. O primeiro passo é gerar as etiquetas personalizadas para os seus equipamentos. Confira o vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=TMf65DYcgic&t=13s

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Com as etiquetas geradas e já posicionadas nos seus equipamentos cadastrados, você tem as opções:

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• Filtrar as ordens de serviço para um equipamento: Basta você ir na tela de ordem de serviço e clicar no botão de leitura de QR Code, localizado no canto superior direito da tela. Após clicar no botão de scanner e apontar para o código QR Code no equipamento, no aplicativo será filtrado e apresentado as ordens de serviços do equipamento em questão. Você também pode adicionar mais filtros clicando no botão "Filtro".

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• Filtrar as solicitações de serviço do equipamento: O fluxo de filtro é semelhante ao de ordens de serviço, basta ir até a tela de solicitações de serviço e clicar no botão de leitura de QR Code. Dessa forma, será possível visualizar as solicitações de serviços em análise para o equipamento. A combinação de filtros também pode ser empregada para as solicitações de serviço, caso seja necessário visualiza-las em suas outras etapas: finalizadas, distribuídas sem OS, distribuídas com OS e em fase de satisfação.

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• Gerar uma ordem de serviço ou solicitação de serviço utilizando o QR Code: Na tela de gerar as ordem de serviço ou solicitação de serviço você pode seguir o fluxo de geração das mesmas, clicando no botão com um símbolo de "+" em azul. Após clicar neste botão e descrever o motivo da geração, basta selecionar a leitura de QR Code e apontar a câmera para o código no equipamento.

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03. Como convidar novos usuários que possuem conta Azure Active Directory para o Keepfy?

O administrador da conta no Keepfy pode continuar convidando os usuários normalmente no menu "Minha Conta" e aba Usuários, através do botão "Novo Usuário", como pode ser visto neste artigo: https://support.keepfy.com/pt/articles/3104031-convite-de-usuarios. Caso o domínio do e-mail informado for diferente do identificador configurado, este novo usuário poderá criar a conta do Keepfy sem vínculos com Azure Active Directory, pois está fora do gerenciamento corporativo. Quando igual, somente poderá criar a conta via Azure AD, através do convite enviado por e-mail.

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04. Como redefinir a senha no Keepfy de usuários com login Azure Active Directory?

Os processos conhecidos de redefinição senha não estão mais disponíveis para usuários que realizarem login via Azure AD, seja pelo botão "Esqueceu sua senha?" na página de login ou dentro do sistema no menu "Minha Conta", neste as opções estão bloqueadas. A restrição se dá pelo fato de que o gerenciamento de senha é feito através da conta corporativa. Desta forma, caso a senha seja alterada no acesso corporativo, basta informar a nova senha no login.

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05. Como redefinir a senha da sua conta?

Você esqueceu a sua senha e não consegue fazer o login no Keepfy? Não se preocupe! Siga esses passos:

• Acesse a tela de log in do Keepfy e clique em "Esqueceu sua senha?".
• Preencha com o seu e-mail e clique em enviar.
• Você vai receber um e-mail contendo um código de verificação.
• Volte para a tela onde solicitou a redefinição de senha, escolha sua nova senha e coloque o código que foi enviado por e-mail.

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06. Por que devo informar equipamentos na ordem de serviço?

O equipamento é o objeto alvo de manutenção. Esse objeto é uma máquina, um aparelho ou um móvel, por exemplo, mas também pode ser um espaço físico, uma área dentro da construção. Ao vincular o equipamento na ordem de serviço, automaticamente serão gerados indicadores para acompanhamento de sua eficiência. É possível acompanhar e controlar sua disponibilidade, por exemplo, a partir de seu cadastro. Assim como também no dashboard do sistema. Na agenda é possível encontrar facilmente essa ordem de serviço e todas que foram abertas para esse equipamento, assim como também as ordens de serviço preventivas ainda não abertas (configuradas no plano de manutenção do equipamento). E por fim, o Keepfy permite a utilização de filtros nas telas de equipamento, ordem de serviço e solicitação de serviço, onde se pode encontrar os itens que estejam vinculados a esse equipamento.

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07. Há limite de anexos para imagens e documentos no Keepfy?

No cadastro de equipamentos, ordens de serviço e solicitações de serviço é possível incluir anexos. Há um limite de 25 arquivos de qualquer tipo, e cada arquivo pode ter até 20 MB de tamanho. Estes valores são para cada equipamento, OS e SS que forem cadastrados. A funcionalidade de anexos é parte crucial da gestão de manutenção e contribui para o processo de construção de conhecimento sobre o equipamento gerenciado, assim como para identificar os problemas e falhas com mais rapidez, quando anexadas nas solicitações e ordens de serviço.

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08. Como funciona a sugestão de cadastros?

Na visão do Keepfy o processo de implantação deve ser fácil. Uma das etapas que mais demandam tempo na implantação de um sistema é a inclusão dos cadastros iniciais. A partir desse entendimento, então, propomos a sugestão de cadastros. A sugestão de cadastros permite que o usuário entre no sistema e já realize o cadastro de um equipamento e uma ordem de serviço, sem ter que configurar nada antes. Diversos cadastros relacionados, como grupos de equipamentos e especialidades, são sugeridos para utilização sem que precisem ser cadastrados antes. No momento que o usuário seleciona esse registro, o cadastro é gravado. A manutenção dos cadastros pode ser realizada acessando o menu "cadastros gerais" e a respectiva tela de cadastro.

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09. Por quê o plano de manutenção não aparece na agenda?

A agenda do executor é uma interface que apresenta, em forma de calendário, as ordens de serviço planejadas para execução. Na visão do executor, o mesmo tem a visão geral de todas as atividades a realizar em ordens de serviço para o dia, semana ou mês. Já na visão do planejador, o usuário visualiza não apenas as atividades de ordens de serviço relacionadas a si, como também as atividades dos demais funcionários executores, permitindo assim que realize a alocação e realocação das demandas já atribuídas a algum executor. Para que as manutenções cadastradas no Keepfy façam parte da agenda, a fim de melhorar a gestão de atividades dos executores, é necessário que ela tenha ao menos uma especialidade ou uma mão de obra indicada, caso contrário, tanto as manutenções planejadas quanto as ordens de serviços não aparecerão na agenda.

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10. Saiba quais workflows são enviados pelo Keepfy

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Solicitações de Serviço:

• Inclusão: enviado ao solicitante
• Alteração: enviado ao solicitante e ao executor, a este quando estiver sido distribuída
• Distribuição: enviado ao solicitante e ao executor
• Geração de OS: enviado ao solicitante e ao executor
• Pesquisa de Satisfação: contempla a indicação de que a SS foi finalizada e o link para avaliação do atendimento da mesma, enviado ao solicitante após a finalização
• Cancelamento: enviado ao solicitante e ao executor, a este quando estiver sido distribuída
• Finalização (Executor): enviado ao executor responsável pela SS, quando a solicitação for finalizada por um planejador

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Ordens de Serviço e Planos de Manutenção em atraso e a vencer: No início da manhã de cada segunda-feira, é encaminhada aos planejadores e administradores uma lista de ordens de serviço que permanecem em aberto após a data de previsão de conclusão, bem como uma lista das ordens programadas para serem finalizadas nos próximos 14 dias. Além disso, também são incluídas na lista, as manutenções que não geraram ordens de serviço dentro do prazo estipulado para a data de início, assim como aquelas que estão programadas para serem abertas nos próximos 14 dias.

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Download de dados: Ao baixar dados da conta, exportar planilhas de OSs, SSs ou equipamentos e imprimir relatórios de várias OSs, será enviado um link ao usuário para acessar o download do arquivo.

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11. Outras dúvidas sobre a utilização da ferramenta?

Confira o FAQ completo do Keepfy: https://support.keepfy.com/pt/

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